Introducción a los Sistemas de información.

1. DEFINICIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

un sistema de información es un conjunto de programas que trabajan entre si, los cuales se encargan de administrar la información de un proceso o área en particular

2. ELEMENTOS DE UN SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Los componentes más importantes de un sistema de información son los siguientes:

Financieros. Es el aspecto económico que permite la adquisición, contratación y mantenimiento de los demás recursos que integran un sistema de información.

Administrativos. Es la estructura orgánica de objetivos, lineamientos, funciones, procedimientos, departamentalización, dirección y control de las actividades; que sustenta la creación y uso de los sistemas.

Humanos. Está compuesto por dos grupos: El técnico, que posee los conocimientos especializados en el desarrollo de sistemas, siendo estos los: Administradores, Líderes de Proyecto, Analistas, Programadores, Operadores y Capturistas.

El usuario. representado por las personas interesadas en el manejo de información vía cómputo, como apoyo al mejor desempeño de sus actividades, siendo estos los: Funcionarios, Contadores, Ingenieros, Empleados, Público, etc.

Materiales. Son aquellos elementos físicos que soportan el funcionamiento de un sistema de información, por ejemplo: local de trabajo, instalaciones eléctricas y de aire acondicionado, medios de comunicación, mobiliario, maquinaria, papelería, etc. 

Tecnológicos. Es el conjunto de conocimientos, experiencias, metodologías y técnicas; que orientan la creación, operación y mantenimiento de un sistema.

3. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

I. Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS)

Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.

Está basado en la computadora y la relación de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa. 

II. Sistemas de Soporte para la Decisión (DSS)

Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores de decisión utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisión del ser humano.

III. Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Ayuda a que la toma de decisiones sea más eficaz para todos los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas útiles para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compañías de software. El SW de GDSS, ayuda a la programación, comunicación y administración conjunta de grupos de trabajo.

IV. Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS)

Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseño. Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información. Son denominados K.W.S (Knowledge Work Systems). 

V. Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS)

Es una aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica.

Coordinan a diversos trabajadores de información, unidades geográficas y áreas funcionales. Manejan y controlan documentos. Programan actividades. Comunican.

VI. Sistemas de Información para la Administración (SIA)

(Management Information System) son un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

Proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las personas y las computadoras. Su interés principal es la eficiencia operativa.

VII. Sistemas de información Estratégicos

Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior.

4. USO Y BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Un sistema de información requiere datos exactos de los clientes, basado en los productos que adquieren, con qué frecuencia lo hacen, que tipo de producto, precio, etc.

4.1 Beneficios:

Nos permite el acceso útil y fácil del mercado, clientes, proveedores, etc.

Nos da a conocer las tendencias del mercado mediante los informes de ventas, devoluciones, utilidades, pérdidas, preferencias de los consumidores.

Obtención de datos actualizados de gustos y preferencias de los clientes.

Nos permite tener un amplio panorama acerca de la situación de la empresa a través de los informes contables y financieros que genera un sistema de información.

4.2 Usos

Un sistema de información se utiliza para obtener información oportuna acerca de las necesidades de los clientes, obtener estadísticas en cuanto al gusto de la clientela. De igual manera para obtener estadísticas de proveedores y para tener una base de datos que contenga toda la información acerca de los clientes, los proveedores, distribuidores, etc.

También se utilizan para obtener información financiera y contable y para tener una comunicación constante con clientes y proveedores.

Esos son solo algunos de los elementos y características que contribuyen a que un SI, sea el adecuado para dirigir una empresa trátese del giro que sea, ya que para mantenerse en el mercado o posesionar una marca debemos de empezar por establecer el SI más adecuado y entre más datos mejor se facilita la toma de decisiones para cualquier actividad que se pretenda llevar a cabo en la organización.

5. USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Los usuarios de los sistemas de información tienen diferente grado de participación dentro de un sistema y son el elemento principal que lo integra, así se puede definir usuarios primarios quienes alimentan el sistema, usuarios indirectos que se benefician de los  resultados pero que no interactúan con el sistema,  usuarios gerenciales y directivos quienes tienen responsabilidad administrativa y de toma de decisiones con base a la información que produce el sistema.

5.1 Tipos de usuarios de un sistema de información:

5.1.2 Gerentes y Altos Ejecutivos

Son a los que se les permite monitorear, controlar y en general, gerenciar los procesos institucionales. Son Sistemas de apoyos para las personas y equipos que tienen que estar pendientes de si las "Cosas están funcionando bien ". Algunas características clásicas de estos tipos de usuarios es que requieren plantear y resolver decisiones semiestructuradas, desempeñar la gestión de riesgos bajo diversos escenarios y llevar a cabo la planificación con un horizonte en la escala de meses, trimestre o un año.

5.1.3 Operarios

Son responsables de acceder  a la información critica del negocio y tener la capacidad de distribuir dicha información a las diferentes personas de la organización y usuarios, para asegurar la toma de decisiones basada en información exacta, confiable y oportuna que puede impactar al desarrollo y el éxito del negocio.

5.1.3 Otras definiciones de tipos de usuarios:

Usuario Final Directo: opera el sistema, tiene interacción directa a través del equipo de sistemas. Responsable de alimentar el sistema con datos.

Usuario Final Indirecto: Emplea los reportes y otros tipos de información generada por el Sistema, pero no opera el equipo de sistemas.

Administradores: supervisan la intervención en el desarrollo o uso del sistema. tienen la responsabilidad ante la organización de controlar las actividades del sistema.

Directivos: incorporan los usos estratégicos y competitivos de los sistemas de información en los planes y estrategias de la organización. Evalúan los riesgos originados por fallas en los sistemas de información